Formalités et admissions
La pré-admission
Le premier contact se fait avec la famille, la personne âgée ou son représentant légal, par téléphone, visite ou courrier, auprès de l’accueil, du bureau des admissions ou des cadres de santé.
Le bureau des admissions : l’accueil ou les cadres sont à la disposition des personnes âgées et de leur famille pour répondre à toutes questions concernant les formalités d’admission ou faire une visite de l’établissement. Ils remettent ou envoient en même temps que le livret d’accueil, les formulaires suivants :
- dossier de demande pré-admission en EHPAD
- dossier médical pour le médecin traitant
- dossier administratif complémentaire
- liste des pièces à fournir
- tarifs
A réception du dossier de pré-admission
Le bureau des admissions centralise les demandes. Le dossier est remis au médecin coordonnateur, aux cadres de santé et à la personne chargée du financement pour validation.
La famille, la personne âgée ou le représentant légal sont prévenus par courrier en cas de refus.
Le dossier est classé par date d’arrivée sur la liste d’attente en cas d’avis positif.
Lors d’une place disponible
Le cadre de santé contacte la famille pour lui proposer un rendez-vous de préadmission, au cours duquel peut s’organiser une visite de l’établissement. Une date d’entrée ou à défaut, une date de réservation sera fixée à l’issue de cette rencontre.
L’admission
Le bureau des admissions remet :
- le contrat de séjour,
- le règlement de fonctionnement,
- l’engagement à payer,
- la désignation de la personne de confiance,
- et les pièces annexes contenues dans la pochette d’admission.
A l’entrée de la personne âgée
Le bureau des admissions s’assure que les pièces administratives sont bien renseignées et signées. La personne âgée est accueillie par le personnel de l’EHPAD pour l’installation dans la chambre.
Quelques temps après son arrivée, le résident sera pris en photographie, cette photo sera intégrée dans le dossier résident, pour faciliter son identification.
Toutes les informations contenues dans ce dossier sont protégées par la loi informatique.
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) garantit un droit d’accès et de rectification des données auprès de la direction de l’hôpital sur demande écrite, pour les informations contenues dans le système de gestion administrative des dossiers de résidents.